Nein, ein solches Gesetz gibt es nicht. Aber es gibt gesetzliche Vorgaben und Regeln die verpflichten… am Ende also doch.. irgendwie ein „Ja“.

Viele Gewerbetreibende quälen sich zunehmend mit dem anschwellen Ihrer E-Mail Postfächer, da sie sich kaum mehr trauen etwas zu löschen, denn als Gewerbetreibender weiß man: Viele Mails müssen 10 Jahre lang aufbewahrt werden und das fehlen von E-Mails kann rechtliche und finanzielle Folgen haben.

Zunächst einmal gibt es da die GoBD. Ausgeschrieben bedeuten diese Buchstaben: „Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ .
Diese setzen erst einmal die Vorgaben des Handelsgesetzbuch (HGB) und der Abgabenordnung (AO) in Beziehung zueinander und je nach Unternehmen, der Branche und weiterer Faktoren, kommen weitere Rahmenbedingungen für die Pflichten zur Aufbewahrung geschäftlicher E-Mails zusammen.

Ein kleiner Überblick:

  • Handelsgesetzbuch (HGB)
  • Abgabenordnung (AO)
  • Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GBO)
  • Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssystem (GoBS)
  • Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU)
  • Aktiengesetz (AktG)
  • Gesetz betreffend die Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbHG)
  • Umsatzsteuergesetz (UStG)
  • Bundesdatenschutzgesetz (BDSG)
  • Telekommunikationsgesetz (TKG)
  • Gesetz zur Kontrolle und Transparenz im Unternehmensbereich (KonTraG)

Hier stehen wir nun. Eine riesige Menge an Regeln und Vorschriften zwingt uns, viele E-Mails für viele Jahre aufzubewahren. z.B. Handelsbriefe jeglicher Art, unterliegen einer Aufbewahrungsfrist von 6 Jahren – allerdings beginnend mit Schluss des Kalenderjahres, in dem die Mail empfangen wurde… also 7 Jahre.

Darf man nun einfach alle E-Mails Archivieren?

Nein… auf keinen Fall. Es gibt sogar Mails die einer Lösch-Pflicht unterliegen. Hierzu gehören Bewerbungsunterlagen.  Laut cdh.de sollten Bewerbungsunterlagen spätestens nach 6 Monaten gelöscht werden. Auch private Mails, wenn Mitarbeiter Ihren E-Mail Account auch für nicht mit dem Betrieb in Zusammenhang stehende Mails benutzen) besteht eine Pflicht zur Löschung, diese Mails dürfen nicht dauerhaft archiviert werden. Handelsbriefe dagegen….

Was ist denn jetzt ein Handelsbrief?

Nach HGB und AO ist dies jegwede Kommunikation zwischen zwei Vollkaufleuten – die geführt wird um ein Geschäft miteinander zu beschließen oder Rückgängig zu machen.

  • Aufträge und Auftragsbestätigungen
  • Versandanzeigen
  • Frachtbriefe und Lieferpapiere
  • Reklamationen
  • Rechnungen und Zahlungsbelege
  • schriftliche Verträge

Wichtig ist hierbei OB das Geschäft zustande kommt. Wenn ja –  sind eben auch alle „Vorbereitenden“ E-Mails aufzubewahren. Selbstredend gilt dies nicht nur für die eigentliche Mails, sondern vielmehr um die Anhänge in welchen oft die wichtigeren Details der Kommunikation zu finden sind.

 

Also reicht es , alle Firmenmails im Postfach zu lassen?

Nein, dies reicht auf keinen Fall. Es gibt jede Menge Vorgaben an die Aufbewahrung der E-Mails und die GoBD hat viele Grundsätze für die Aufbewahrung und den Zugriff auf diese Mails festgelegt und ja, sogar das Thema Ordnung hat hierbei gesonderte Bedeutung. Bei der Aufbewahrung muss sicher gestellt werden, das die E-Mails identifizierbar, Klassifizierbar, unveränderbar, auffindbar, durchsuchbar, im Original (also Ursprungszustand) und ohne jedwede Einschränkung in der maschinellen Auswertbarkeit – aufbewahrt werden. Ja, den Satz muss man erst einmal verdauen und er ist bereits zusammengeschrumpft.

Dokumentenmanagement / E-Mail Archivierungs Software

Ja, um all dies gewährleisten zu können, reicht ein einfaches E-Mail Postfach und übliche E-Mail Klient Software natürlich gar nicht aus und dies ist vielen Gewerbetreibenden noch nicht klar. Um E-Mails revisionssicher  aufzubewahren, sie weiter leicht finden zu können und den Zugriff auf die Mails zu beschränken – bedarf es schon einer dafür spezialisierten Software Lösung.

Ein solches E-Mail Archiv holt die Mails im besten Fall schon gleich auf dem E-Mail Server ab, so geht nichts verloren. Und jeder Zugriff auf die Mails im Archiv, wird von der Software genaustens Protokolliert. Es lässt sich für Mails gleich festlegen, wie lange diese aufbewahrt werden sollen oder wie beim Beispiel Bewerbungsunterlagen – wann Mails automatisch gelöscht werden sollen.

Ein gutes E-Mail Archiv hat zudem eine schnelle und umfassende Suchfunktion, damit sie auch Jahre später noch jede E-Mail wiederfinden.

 

Bis zu 2 Jahre Freiheitsstrafe bei Verletzung, sogar für den Vorstand?

Ja richtig gelesen. Im schlimmsten Fall können fehlende E-Mails als eine Verletzung der Buchhaltungspflicht ausgelegt und mit Geldstrafen sowie mit bis zu 2 Jahren Gefängnis bestraft werden. Grund genug, sich doch einmal mit dem Thema E-Mail Archivierung zu beschäftigen, oder? Laut gulp.de kann dies sogar den Vorstand eines Unternehmens treffen.

 

Weiterer Vorteil: Die Rettung des Monster Postfachs!

Bei vielen Webhostern hat ein Postfach eine begrenzte Größe, darf also oft nur 2-5 GB Speicherplatz belegen. Sehr große Postfächer bergen dazu auch ein erhöhtes Risiko für Datenverluste oder werden zunehmend langsam. Was vielen Anwender nicht wissen: Schiebt man im Postfach eine Mail von einem Ordner in einen anderen, kann dies bedeuten, dass der Mailserver für die Ordner ein komplett neues Inhaltsverzeichnis erstellen müssen. Dies kostet immense Leistung vom Server. Wenn ein Anwender dann eine Stunde lang E-Mails „sortiert“ kann dies für den Server des Hosters überdurchschnittliche Last bedeuten.

Mit einer E-Mail Archivierungs-Lösung, werden alle relevanten Mails in der Software gesichert. Man kann also alles „alte“ im eigentlichen Postfach, auch mal wieder Löschen, also z.B. einstellen, das alle Mails welche älter als 1 Jahr sind – löschen. Braucht man die Mail doch einmal, findet man sie im E-Mail Archiv schnell wieder.  Somit braucht eigendlich niemand mehr 10 , 40 , 60 GG große Postfächer, die schnell mal kaputt gehen (und dann ist vielleicht alles weg) und zunehmend langsamer werden.

 

Aufgrund steigender Nachfrage, wird Suleitec Anfang 2023 für seine Kunden ein spezielles Hosting für E-Mail Archivierung anbieten und das als Managed Lösung, damit Kunden sich nicht um die Technik dahinter selbst kümmern müssen. Natürlich gehostet auf Servern in Deutschland mit 100% Ökostrom – ganz wie Suleitec Kunden es gewohnt sind!